Na razie szukamy kogoś na etat. Ile naprawdę kosztuje rekrutacja UX/UI Designera?

Czego dowiesz się z tego artykułu?

• Jakie są ukryte koszty zatrudnienia UX Designera na etat.
• Ile trwa proces rekrutacji, wdrożenia i osiągnięcia pełnej produktywności.
• Dlaczego outsourcing UX pozwala działać szybciej i bez zbędnych opóźnień.
• Jakie są różnice między UX Designerem zatrudnionym w firmie a freelancerem czy agencją UX.
• Kiedy opłaca się inwestować w etat, a kiedy lepiej sięgnąć po specjalistę z zewnątrz.

Ukryte koszty zatrudnienia na etat

Wielu managerów aplikacji i właścicieli produktów zaczyna od założenia: „na razie zatrudnimy kogoś na etat”. Na pierwszy rzut oka brzmi to rozsądnie – stabilność, większa kontrola, obecność na miejscu. Jednak kiedy rozłoży się proces na części, okazuje się, że rekrutacja i wdrożenie specjalisty UX to długi i kosztowny etap.

Rekrutacja trwa średnio 6–8 tygodni. Do tego dochodzi proces wyboru CV, rozmowy kwalifikacyjne, zadania testowe i negocjacje. Po podpisaniu umowy nie zaczyna się od razu produktywność – nowy pracownik potrzebuje 2–4 tygodni wdrożenia, by poznać produkt, procesy, narzędzia i kulturę organizacyjną. Pełną efektywność osiąga się dopiero po kilku miesiącach.

W praktyce oznacza to, że od decyzji o zatrudnieniu do pierwszych realnych efektów mija kwartał, a czasem pół roku. Jeżeli w tym czasie firma pracuje nad aplikacją, brak makiety UX czy prototypu blokuje cały zespół developerski. Opóźnienie oznacza koszty – i to wielokrotnie wyższe niż pensja projektanta.

Historia projektu, który utknął

Przykład, choć fikcyjny, jest dla wielu managerów znajomo bolesny. Paweł – product manager w firmie technologicznej – dostał zielone światło na rozwój nowego modułu aplikacji. Potrzebował UX Designera. HR rozpoczął rekrutację, spłynęły pierwsze CV, ktoś przeszedł proces, ktoś inny odpadł. W końcu zatrudniono kandydata. Po miesiącu osoba zrezygnowała. Kolejna zaczęła się wdrażać, ale nie rozumiała specyfiki branży.

Mijały miesiące. Developerzy pytali o makiety, a product owner nie miał czego im pokazać. Projekt się zatrzymał.

Dopiero po kilku miesiącach, gdy frustracja w zespole sięgnęła zenitu, Paweł sięgnął po outsourcing. Zewnętrzny UX Designer wszedł do projektu z dnia na dzień. Po tygodniu były pierwsze makiety do review. Po dwóch – design system i kompletne flow gotowe do wdrożenia. Projekt ruszył.

Ten przykład pokazuje, że różnica między etatem a outsourcingiem to nie tylko forma zatrudnienia. To zupełnie inny model dostarczania wartości.

Nadzieja kontra rezultat

Zatrudniając na etat, inwestujesz w nadzieję. Nadzieję, że ktoś się wdroży, że zostanie w firmie dłużej, że dostarczy to, czego oczekujesz. Proces rekrutacji i wdrożenia to czasochłonne ryzyko, które nie zawsze kończy się sukcesem.

Outsourcing UX działa inaczej. Agencja UX lub UX Designer Freelancer rozliczają się nie z obecności, ale z efektu. Wchodzą do projektu od razu, bez potrzeby onboardingu i długiej integracji. Jeśli nie dowiozą jakości, współpraca się kończy – to naturalny mechanizm filtrujący jakość. Reputacja na rynku jest jedynym kapitałem, dlatego każdy projekt jest traktowany jak priorytet.

Dzięki temu manager aplikacji nie kupuje potencjalnych możliwości, ale konkretny rezultat. Makieta aplikacji w Figmie, prototyp UX, testy z użytkownikami – to są efekty mierzalne i gotowe do wykorzystania w procesie developmentu.

Różnice między etatem a outsourcingiem

Różnice nie ograniczają się do tempa działania. Etat to stały koszt, niezależny od intensywności pracy. Outsourcing jest elastyczny – można włączyć specjalistę na kluczowy etap projektu, a później zakończyć współpracę.

Wewnętrzny UX/UI Designer często jest wciągany w wiele zadań równoległych: wsparcie marketingu, udział w spotkaniach, poprawki w projektach innych zespołów. Zewnętrzny specjalista skupia się wyłącznie na Twoim produkcie. Dzięki temu jego praca jest bardziej efektywna, a czas – „kaloryczny”.

Agencja UX daje dodatkową przewagę w postaci zespołu – projektantów, researcherów, strategów – którzy wspólnie dostarczają rozwiązania. UX Designer Freelancer wnosi natomiast elastyczność i szybkość reakcji. Oba rozwiązania mają tę samą cechę: są mierzone efektem, a nie samą obecnością.

Ile kosztuje czekanie?

Każdy miesiąc opóźnienia to straty. Nie tylko finansowe, ale też wizerunkowe i strategiczne. Produkt, który nie pojawia się na rynku na czas, przegrywa z konkurencją. Zespół developerski, który czeka na makiety UX, traci tempo i motywację. A firma, która liczy na szybkie rezultaty, wpada w spiralę kosztów ukrytych w rekrutacji i wdrożeniu.

Pytanie, które powinien zadać sobie każdy manager, brzmi: ile miesięcy mogę jeszcze czekać? Ile kosztuje mnie brak UX bardziej niż jego wdrożenie?

Podsumowanie

Zatrudnienie UX Designera na etat ma sens w długofalowych projektach, gdzie stabilność i ciągła obecność są kluczowe. Jednak gdy liczy się czas, presja rynkowa i szybkość wdrożenia, outsourcing UX daje przewagę, której nie da się zignorować. To różnica między inwestowaniem w nadzieję a kupowaniem konkretnego rezultatu.

Dlatego zanim powiesz „na razie szukamy kogoś na etat”, policz, ile naprawdę kosztuje czekanie.

Potrzebujesz gotowych makiet szybciej?

Jeśli rozwijasz sklep internetowy lub stronę i potrzebujesz jasnej ścieżki konwersji, sprawdź nasz proces: makieta UX/UI dla stron i sklepów internetowych.

A jeśli Twoim priorytetem jest aplikacja webowa lub mobilna i chcesz zobaczyć efekty w ciągu kilku tygodni, zobacz, jak pracujemy: makieta UX/UI dla aplikacji.

Dzięki outsourcingowi nie czekasz miesiącami na rekrutację – masz prototyp i realne efekty wtedy, kiedy ich potrzebujesz.